제1조(목적)
이 지침은 내부자 신고제도를 활성화하여 금융사고를 미연에 방지하고 사고발생시 손실을 최소화하기 위하여 내부자 신고제도의 운영, 신고자 보호 및 비밀보장 등에 관한 사항을 정함을 목적으로 한다.
제2조(정의)
이 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. “내부자”란 회사의 계약직•임시직을 포함한 모든 임직원을 말한다.
2. “운영조직”이란 내부자의 신고의 접수, 조사, 교육, 규정의 제•개정 등 내부자 신고제도 운영과 관련된 사항을 전담하는 조직을 말한다.
3. “조사조직”이란 운영조직 또는 운영조직으로부터 의뢰받아 내부자 신고의 내용을 조사하는 조직을 말한다.
4. “비밀보장 의무자”란 내부자 신고의 내용을 접수, 조사하는 자 및 직•간접적으로 신고자의 신원 및 신고의 내용 등을 알게 된 내부자를 말한다.
제3조(운영조직의 설치)
① 내부자 신고제도를 전담하는 운영조직은 Compliance실로 한다.
② 운영조직이란 내부자 신고의 접수, 조사, 교육, 규정의 제•개정 등 내부자 신고제도 운영과 관련된 사항을 전담하는 조직을 말하며, 운영조직의 장은 내부통제총괄책임자로 한다.
제4조(신고제도 관리)
① 내부자 신고제도의 효율적인 운영을 위하여 운영조직 내 내부자 신고제도 업무 전담자를 둔다.
② 내부자 신고제도 업무 전담자는 본 제도를 적극 활성화하기 위한 제반 조치를 취하여야 한다.
제5조(내부자의 신고의무)
① 내부자는 제6조에서 정한 임직원의 신고대상 행위를 인지(임직원 및 임직원 외의 자로부터 신고대상 행위를 강요 또는 제의받은 경우를 포함한다)한 경우 이를 지체 없이 운영조직에 신고하여야 한다.
② 제①항을 위반하여 신고대상 행위를 인지하고도 운영조직에 신고하지 아니한 자는 관련 내규에 따라 징계할 수 있다.
제6조(신고대상 행위)
내부자 신고대상 행위는 다음 각 호와 같다.
1. 횡령, 배임, 공갈, 절도, 금품수수, 사금융알선, 저축관련 부당행위, 재산 국외도피 등 범죄 혐의가 있는 행위
2. 금융실명거래 및 비밀보장에 관한 법률 또는 특정금융거래정보의 보고 및 이용 등에 관한 법률 위반 혐의가 있는 행위
3. 업무와 관련한 상사의 위법 또는 부당한 지시 행위
4. 성적인 언어나 행동에 의한 성희롱 행위
5. 고의 또는 과실로 회사의 손실을 초래하는 행위
6. 기타 위법 또는 부당한 업무처리 및 사고징후로 판단되는 일체의 행위
제7조(신고원칙)
① 내부자 신고시에는 신고의 내용을 육하 원칙에 의거 구체적으로 신고하여야 한다.
② 신고는 익명을 원칙으로 하며, 추가적인 정보 제공 등 신고인이 희망하는 경우에 실명으로도 가능하다. 단, 실명으로 신고하는 경우에도 운영조직 외 익명성이 철저히 보장되어야 한다.
③ 다른 직원의 비방, 음해 등을 목적으로 허위 신고한 경우에는 이 지침의 적용에서 제외되며, 동 신고자는 내부통제규정 위반자로 본다.
제8조(신고원칙)
이 운영지침에 의한 내부자 신고제도 방법은 다음과 같다.
1. 운영조직(내부자 신고제도 업무 전담자) 앞으로 등기우편 송부
2. 운영조직(내부자 신고제도 업무 전담자) 앞으로 전화, 팩스, 내부자 신고용 E-mail, 아이엠투자파트너스 회사 홈페이지(내부자 신고) 등
3. 위 「1호」 및 「2호」의 방법으로 내부자 신고시에는 <별지서식 2> 또는 <별지서식 3>의 양식을 작성하여 신고할 수 있다.
제9조(신고 내용의 삭제 등)
① 운영조직의 장은 신고자의 요청이 있는 경우 또는 신고의 내용이 근거없이 다른 직원을 비방하거나 음해할 목적임이 명백하다고 판단하는 경우 이를 삭제 또는 수정할 수 있다.
② 다만, 제①항에 따라 신고 내용을 삭제 또는 수정하는 경우에는 그 내용 및 사유를 별도 기록하여 보관하고, 대표이사에게 정기적으로 보고하여야 한다.
제10조(접수사실의 보고)
운영조직의 장은 내부자 신고 접수 즉시 대표이사 및 금융지주 회사 운영조직의 장에게 보고하여야 한다.
제11조(조사)
① 운영조직의 장은 대표이사에게 내부자 신고의 접수 사실을 보고한 즉시 신고 내용의 사실 여부 등을 조사하여야 한다.
② 운영조직의 장은 효과적인 조사를 위하여 필요하다고 인정하는 때에는 내부 감사조직 및 관련부서에 신고 내용의 조사를 의뢰할 수 있다.
③ 조사조직의 장은 업무수행상 필요하다고 인정하는 때에는 조사 대상자 및 부서에 자료의 제출, 출석 및 진술을 요구할 수 있다.
④ 조사조직의 장은 조사 업무를 공정하고 독립적으로 수행하여야 하며, 조사과정에서 내부통제 등 관련 제도의 개선을 위하여 적극 노력하여야 한다.
제12조(조사기간)
① 내부자 신고의 조사는 최초 접수일로부터 20 영업일 이내에 마무리하여야 한다.
② 부득이한 사유로 조사기간을 연장하고자 하는 경우에는 대표이사의 승인을 얻어 연장할 수 있다. 다만, 조사기간의 연장은 최소한으로 제한하여야 한다.
제13조(조사결과의 처리)
① 조사가 완료되면 운영조직의 장은 해당 조사 결과를 대표이사에게 보고하고, 필요시 인사담당 부서에 관련 내규에 의한 징계를 의뢰하여야 한다.
② 운영조직의 장은 신고내용과 관련하여 관련 부서장에게 불합리한 업무절차 등의 시정 또는 개선을 요청할 수 있다. 이 경우 요청을 받은 부서장은 특별한 사정이 없는 한 요청에 응하여야 한다.
제14조(관련자 배제)
대표이사 또는 내부자신고 담당부서 소속 직원(운영조직의 장 포함)이 신고내용과 관련되어 있는 경우에는 제9조에서 제13조까지에 따른 업무 등에서 배제하고 접수사실의 보고, 조사, 조사기간의 연장, 조사 결과의 보고 등과 관련하여 그 직무 집행을 감독할 수 있는 다른 자의 지휘를 받는다.
제15조(신고자에 대한 통보)
운영조직의 장은 신고자의 요청이 있는 경우 신고에 따른 처리결과를 신고자에게 통보하여야 하며, 익명신고인 경우에도 신고자 요청시 적절한 방법으로 통보한다.
제16조(비밀보장 등)
① 비밀보장의무자는 내부자 신고와 관련하여 직•간접적으로 알게 된 신고 내용 및 신고자의 신원 등 일체의 사항을 타인에게 제공하거나 누설(이를 암시하는 행위를 포함한다)하여서는 아니 된다.
② 운영조직의 장은 신고에 따른 조사시 업무 전담자 및 조사자에 대하여 비밀유지 등에 관한 서약서(별지서식1)를 징구하여야 하며, 업무 전담자 및 조사자는 서약서의 내용에 따라 공정하고 독립적으로 업무를 처리하여야 한다.
③ 제①항 및 제②항의 비밀보장 의무를 위반한 임직원은 관련 내규에 따라 징계할 수 있다.
제17조(신고자 보호)
① 내부자 신고를 이유로 신고자에게 근무조건상 차별 등 인사상 일체의 불리한 대우를 하여서는 아니된다.
② 운영조직의 장은 신고자가 신고로 인하여 불이익을 받았다고 판단하는 경우 관련 부서장에게 이에 대한 시정을 요청하여야 한다. 이 경우 요청을 받은 관련 부서장은 특별한 사정이 없는 한 요청에 응하여야 한다.
③ 운영조직의 장은 신고자가 신고로 인한 불이익을 우려하여 근무지의 변경 등을 요구하는 경우 관련 부서장에게 이에 대한 조치를 요청하여야 한다. 이 경우 요청을 받은 관련 부서장은 특별한 사정이 없는 한 요청에 응하여야 한다.
④ 진술 등의 방법으로 조사에 협조한 임직원이 진술의 내용 등을 이유로 인사상의 불이익을 받았거나 받을 우려가 있다고 인정되는 경우에 동 임직원을 신고자에 준하여 보호한다.
⑤ 제①항에서 제④항까지의 신고자 보호 의무를 위반한 임직원은 관련 내규에 따라 징계한다.
제18조(신고자 우대 및 보상)
① 운영조직의 장은 신고 내용이 발생가능한 회사의 손실을 예방하는 등의 효과가 있다고 인정하는 경우 신고자에 대한 표창을 인사담당부서에 의뢰할 수 있다.
② 표창 등 인센티브 제공시 이연 지급 등의 방식으로 신고자의 신분 노출을 방지할 수 있는 방안을 마련하여야 한다.
제19조(교육)
운영조직의 장은 내부자를 대상으로 연 2회 이상 내부자 신고제도에 관한 교육을 실시하여야 한다.
제20조(기록관리)
운영조직의 장은 내부자 신고제도의 운영과 관련한 기록을 5년간 유지•관리하여야 한다.